CADA · Conseil — 3 novembre 2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 3 novembre 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à une association qui semble poursuivre un but commercial, à savoir rechercher les héritiers des personnes décédées pour les orienter vers une société de pompes funèbres proche de cette association, d'actes de décès de personnes indigentes, sachant que la commune dispose déjà d'un marché public pour la gestion des obsèques.

Votre demande porte sur la communicabilité d'un type précis de document : les actes de décès établis au titre de l'état civil, tout en envisageant que le demandeur souhaite accéder également aux actes de naissance et de mariage, et plus largement à toute information permettant de connaître le patrimoine des personnes décédées. 

S'agissant de l'objet principal de votre demande, à savoir les actes de décès, la commission rappelle que leur communicabilité repose d'une part sur l'article 9 du décret du 3 août 1962 modifié par le décret n° 2011-167, selon lequel les copies d'actes de décès peuvent être délivrées à toute personne qui en fait la demande, d'autre part sur les articles L213-1 et L213-2 du code du patrimoine, lesquels n'apportent de restriction de communication qu'aux actes de naissance et de mariage, consultables par quiconque à l'issue d'un délai de soixante-quinze ans à compter de la date de clôture du registre dans lequel ils sont inscrits. Il résulte de ces dispositions qu’une demande ayant pour objet un acte d’état civil devenu communicable de plein droit au titre du code du patrimoine doit être regardée comme tendant à la communication d’un document d’archives publiques, dont l'accès se fait dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Si des actes de naissance ou de mariage sont librement communicables mais comportent des mentions marginales, la commission souligne qu'en l’absence de toute disposition permettant d’occulter d’un registre de l’état civil en vue de sa communication l’une des mentions qu'il comporte, l'acte est communicable avec l’ensemble des mentions apposées, dans les cas prévus par la loi ou en exécution d’une décision de l’autorité judiciaire, en marge de cet acte.

De même, la confection par votre collectivité d'une liste des personnes décédées à partir des informations de l'état civil revient à créer un document administratif librement communicable, à l'exclusion de l'identité et de l'adresse des déclarants qui relèvent du champ de la vie privée.

La commission rappelle en outre que ni la qualité du demandeur, ni ses motivations ou ses intentions présumées ne peuvent constituer en soi pour vous un refus légitime de communiquer des documents librement accessibles (avis n° 20071123 du 22 mars 2007 et n° 20064816 du 9 novembre 2006).

Ces principes peuvent néanmoins souffrir des exceptions, notamment :
1) si la demande a pour objet de perturber le fonctionnement de votre administration ou qu'elle est disproportionnée par rapport aux moyens dont vous disposez pour la traiter, ce qui s'apparente à une demande abusive ;
2) si la demande porte sur d'autres documents non communicables, car comportant des secrets encore protégés par le code des relations entre le public et l'administration et le code du patrimoine.

S'agissant du premier point, la commission vous rappelle les dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, qui précise les conditions dans lesquelles se fait l'accès aux documents administratifs et aux archives. Celui-ci est déterminé par le choix du demandeur et dans la limite de vos possibilités techniques : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001 ; c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. Le demandeur est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi de copies simples de ces actes, dans leur intégralité, avec leurs mentions marginales éventuelles, sous réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation des documents. À cet égard, s'agissant de registres anciens, la photocopie doit être en général écartée. Dans cette dernière hypothèse, la consultation sur place des actes devrait lui être proposée.

La commission estime toutefois qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. Il vous appartient dès lors d'exposer les raisons pour lesquelles vous ne pouvez satisfaire à la requête et de proposer au demandeur d'aménager des conditions de consultation compatibles avec le bon fonctionnement de vos services (échelonnement dans le temps, négociations des modalités de consultation).

En second lieu, si la demande porte sur des actes d'état-civil non encore communicables ou sur des documents touchant au secret de la vie privée des individus, le demandeur n'est bien entendu pas en droit de les consulter et il lui appartient d'effectuer une demande d'accès par dérogation s'il souhaite malgré tout les étudier. En effet, le décès des personnes n'a pas pour effet de lever le secret de leur vie privée : par exemple, les informations touchant à la situation patrimoniale et financière, aux revenus perçus, y compris au titre de l'aide sociale, aux impôts acquittés sont couvertes par un délai d'incommunicabilité de cinquante ans. De même les informations liées au secret médical ne sont communicables que vingt-cinq ans après la date de décès de l'intéressé. Si un document comporte de tels détails, il vous revient de les occulter avant de les communiquer ou d'inviter le demandeur à effectuer une demande d'accès par dérogation s'il souhaite néanmoins y accéder.