CADA · Avis — 30 septembre 2020

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 novembre 2019, à la suite du refus opposé par le préfet de police de Paris à sa demande de copie, par courrier électronique et/ou par voie postale, du relevé d'information intégral concernant le permis de conduire de son client faisant apparaître ses codes internet d'accès sachant que l’administration impose que la demande de communication réponde à des exigences qui ne seraient pas prévues par des textes en vigueur, à savoir que cette demande manuscrite datée et signée soit adressée uniquement par voie postale et qu'il convient d'y joindre une enveloppe au format A4 affranchie au tarif recommandé avec avis de réception, mentionnant  « vos noms, prénom et adresse », un formulaire recommandé avec avis de réception délivré par la poste permettant la distribution du pli, complété par « vos soins » ainsi qu'un justificatif de domicile.

La commission rappelle qu'aux termes de l'article L225-3 du code de la route : « Le titulaire du permis de conduire et le conducteur mentionné au I de l'article L223-10 ont droit à la communication du relevé intégral des mentions le concernant. Cette communication s'exerce dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ».

En vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En vertu de l'article R311-11 du même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». 

La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier pour répondre à une demande de communication d'un document par voie électronique.  

En l'espèce, la commission constate que le préfet de police de Paris a indiqué au demandeur, par courrier électronique du 17 janvier 2020, les démarches particulières devant être réalisées auprès de l'administration afin d'obtenir son relevé d'information intégral, ces démarches devant être effectuées conformément à l'article L225-3. Elle précise que si, de manière générale, un avocat n'a pas à justifier d'un mandat dès lors qu'il déclare agir pour le compte de son client, il doit toutefois fournir à l'administration les informations lui permettant d'apprécier l'identité de ce client, ce qui peut passer par la demande de communication d'une copie du permis de conduire de ce dernier ou de sa carte nationale d'identité. En revanche, il n'apparaît pas fondé à la commission que l'administration sollicite la production d'un justificatif de domicile. 

Il résulte, en outre, des informations communiquées à la commission par le préfet de police de Paris dans le cadre de l'instruction d'une autre demande d'avis, que le fichier national des permis de conduire ne permet techniquement pas d'extractions, par un traitement d'usage courant, des relevés intégraux des informations sous forme électronique, les extractions du fichier ne pouvant se faire que par impression. La commission, qui ne dispose d'aucun élément permettant de contester cette configuration, considère, au regard de ces éléments, que le document sollicité n'est pas disponible dans la forme électronique souhaitée par le demandeur, ce qui signifie que seule une communication par voie postale peut être envisagée, le cas échéant après acquittement des frais d'envoi ce qui peut prendre la forme de la fourniture d'une enveloppe affranchie par le demandeur. La commission précise toutefois qu'il ne lui apparaît pas justifié, dès lors que le code de la route renvoie aux modalités de communication définies par le code des relations entre le public et l'administration, d'imposer au demandeur l'envoi d'une enveloppe préaffranchie au tarif d'un avis recommandé avec demande d'accusé de réception à l'appui de sa demande. 

La commission, au regard des pièces du dossier, estime que le préfet de police de Paris a imposé au demandeur des conditions qui excèdent celles résultant des dispositions du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet par suite un avis favorable à la demande, dans les conditions qui viennent d'être rappelées. 

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.