CADA · Conseil — 17 mai 2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 mai 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un particulier, des comptes de gestion d'une commune sous un format modifiable (.xls par exemple), aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé (excel, csv, xml).

La commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6. »

L'article L300-4 du même code dispose par ailleurs que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ».

La commission estime que, lorsqu'un demandeur demande la communication d'un document en ligne ou dans un standard ouvert aisément réutilisable, ces dispositions font obligation à l'administration d'en fournir une copie en format ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé dès lors qu'elle en dispose déjà ou qu'elle est susceptible d'en disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. 

Elle considère, à cet égard, que la transmission de documents administratifs numérisés sous format PDF image ne permet ni la réutilisation et ni l'exploitation des données fournies par un système de traitement automatisé. En revanche, elle estime que les formats excel, csv, xml constituent des standards ouverts et aisément réutilisables au sens de l'article L300-4 du CRPA.

La commission attire enfin votre attention sur l’existence du référentiel général d'interopérabilité, qui recense des formats répondant aux exigences de ces dispositions.