CADA · Avis — 23 février 2017

Maître X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2016, à la suite du refus opposé par maire de Bischheim à sa demande de communication des documents relatifs au marché public portant sur le remplacement à l'identique de la charpente et des toiles de la couverture de la tribune du parc des sports (lots 1 et 2), à savoir :
1) la délibération du conseil municipal, prise sur le fondement des dispositions de l'article L2122-22 du code général des collectivités territoriales, habilitant le maire  pour  la durée  de  son  mandat, à prendre toute décision concernant la préparation, la passation, l'exécution et le règlement des marchés et des accords-cadres, ainsi que    la preuve de sa transmission au contrôle de légalité, les lettres de convocation adressées aux conseillers municipaux préalablement à l'adoption de ladite délibération, la note explicative de synthèse et, plus généralement, tout document transmis aux membres du conseil municipal relativement à ladite délibération ;
2) à défaut d'existence de la délibération mentionnée au 1 ci-dessus ou si le marché visé en  objet  n'a  pas  été  conclu en application d'une telle  délibération, la délibération  du  conseil  municipal,  prise  sur  le  fondement des  dispositions  de l'article L2122-21-1 du code général des collectivités territoriales, habilitant le maire   avant  l'engagement de la procédure de passation du marché, à  souscrire ledit marché, ainsi que la preuve de sa transmission au contrôle de légalité, les lettres de convocation adressées aux conseillers  municipaux préalablement à l'adoption de ladite délibération, la note explicative de synthèse et, plus généralement,  tout document  transmis aux membres  du conseil municipal relativement à ladite délibération ;
3) à défaut de l'existence de la délibération mentionnée aux points 1 ou 2 ou si le marché visé en objet n'a pas été conclu en application de telles délibérations, la délibération  du conseil municipal autorisant la conclusion du contrat avec la société X et chargeant le maire de souscrire ledit marché sur le fondement des dispositions de l'article L2122-21 du code général des collectivités territoriales, ainsi que la preuve de sa transmission au contrôle de légalité, les lettres de convocation   adressées aux conseillers municipaux préalablement à l'adoption de ladite délibération, la note explicative de synthèse et, plus  généralement, tout document  transmis aux membres du conseil municipal relativement à ladite délibération ;
4) les procès-verbaux de l'ensemble des réunions de la commission d'appel d'offres­ ou  de toute autre commission dédiée aux marchés  publics, consacrées, le cas échéant, au marché ;
5) le dossier de candidature remis par la société X, société attributaire du marché ;
6) la lettre recommandée avec accusé de réception de transmission de l'offre de la société X ou le récépissé remis au moment du dépôt de l'offre de la société X ou la preuve de l'heure et la date de la transmission  de ladite offre par voie dématérialisée ;
7) les offres finales de prix globales des candidats non retenus ;
8) la proposition technique et financière de la société X et, notamment, son offre de prix globale et détaillée ;
9) les questions posées par les candidats en cours de procédure et les réponses qui y ont  été  apportées par  la commune ou, le cas échéant, par son assistant à maîtrise d'ouvrage ;
10) le ou les rapports d'analyse des candidatures et/ou tout document en tenant lieu ;
11) les  décisions  d'admission des candidatures et la liste des candidats admis à présenter une offre s'ils ont été formalisés sur un ou des documents  distincts ;
12) la ou les convocations ainsi que les comptes-rendus des négociations intervenues  avec les candidats admis à négocier, en application de l'article IB du règlement de la consultation ;
13) le ou les rapports d'analyse des offres et/ou tout document en tenant lieu ;
14) les  avis, opinions, conseils et plus généralement toute analyse relative aux candidatures et aux offres établis par les services internes de la commune ou, le cas échéant, par son assistant à maîtrise d'ouvrage ;
15) toute décision ou avis fixant une estimation du montant du marché visé en objet ;
16) toute demande de précision adressée, le cas échéant, aux candidats sur le fondement de l'article 60 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, les justifications apportées  par ces derniers en réponse, et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ;
17) toute demande de précision adressée, le cas échéant, aux candidats, les justifications apportées  par ces derniers en réponse, et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ;
18) la décision par laquelle le marché a été attribué à la société X ;
19) l'ensemble des pièces contractuelles du marché, dans leur version intégrale et signée par les parties, accompagné de la totalité de ses annexes, en ce compris les éléments de l'offre retenue ;
20) toute décision de signer le marché qui aurait été formalisée autrement  que par l'apposition de la signature du représentant de la commune sur l'acte d'engagement dudit marché ;
21) les certificats et attestations fiscales et sociales remises par la société X en application de l'article VI.A du règlement de la consultation, en ce compris la copie de la lettre de transmission desdits documents accompagnée de la preuve de la date de réception ;
22) la lettre de notification du marché à la société X ;
23) tout autre document afférent à la procédure, à la préparation et à la passation du marché visé en objet.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Bischheim a informé la commission que la procédure d'attribution objet de la demande de la communication a été déclarée sans suite par décision en date du 11 octobre 2016. 

La commission rappelle sa position constante selon laquelle le caractère communicable des documents relatifs à la passation d'un marché lorsque la procédure a été déclarée infructueuse ou sans suite dépend du sort que la collectivité entend réserver à son projet. Si une procédure est relancée après que la précédente a été déclarée infructueuse ou qu'il a été décidé de ne pas lui donner de suite, seule cette déclaration ou cette décision est immédiatement communicable, tous les autres documents conservant un caractère préparatoire jusqu'à la signature du contrat issu de la nouvelle procédure. Si la collectivité renonce en revanche à conclure le contrat envisagé, les documents relatifs aux procédures déclarées infructueuses ou sans suite perdent leur caractère préparatoire et sont communicables, sous les réserves mentionnées à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration relatives, en particulier, à la préservation du secret en matière industrielle et commerciale. 

La commission relève qu'un nouvel avis d'appel public à la concurrence a été lancé le 2 février 2017. Elle en déduit que les documents mentionnés aux points 4) à 23) sont préparatoires et donc exclus, à ce stade de la procédure, du droit d'accès garanti par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet dès lors un avis défavorable à leur communication. 

Elle indique, ensuite,  qu'aux termes de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont elle a compétence pour examiner les conditions d’application, « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Chacun peut les publier sous sa responsabilité. La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l’État, intervient dans les conditions prévues par l'article L. 311-9 du code des relations entre le public et l'administration ». La commission estime en conséquence que les documents sollicités aux points 1) à 3), s'ils existent, sont communicables à toute personne en faisant la demande en application de ces dispositions et émet par suite un avis favorable à leur communication, sous cette réserve.