CADA · Conseil — 21 janvier 2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 janvier 2016 votre demande de conseil relative à la possibilité de communiquer aux tiers, voire de publier, les données qu’il est envisagé de faire figurer au registre d'immatriculation des copropriétés.

La commission relève que l’article L711-1 du code de la construction et de l’habitation, issu de la loi n°2014-366 du 24 mars 2014, institue un registre d’immatriculation des syndicats de propriétaires, destiné à « faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements » . L’article L711-2 définit la nature des données qui doivent y figurer et renvoie à un décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la CNIL, le soin de préciser les conditions de publicité de ces informations et les conditions de consultation du registre. Dans l’état dans lequel vous en avez saisi la commission, le projet de décret précise certaines des données à enregistrer et en renvoie le détail à un arrêté.

La commission considère qu’en raison de la finalité du registre, celui-ci sera tenu dans le cadre d’une mission de service public confiée à l’autorité désignée par le décret. Le registre revêtira dès lors le caractère d’un document administratif, au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, régi, en ce qui concerne le droit d’accès des tiers, par les articles L311-2, L311-5 et L311-6 et, en ce qui concerne la diffusion publique d’un tel document, par l’article L312-1 du même code. La commission estime qu’en se bornant à renvoyer au décret les conditions de publicité des informations contenues dans le registre et les conditions de consultation de ce registre, sans édicter de règle particulière, la loi n’a pas entendu apporter d'exception à ces dispositions du code des relations entre le public et l’administration.

La commission rappelle à cet égard qu’en application de l’article L311-6, les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée ou au secret en matière commerciale et industrielle ne sont pas communicables au tiers, et que l’article L312-1 prohibe la diffusion publique de tels documents, ainsi que la publication de tout document administratif comportant des données personnelles, à moins d’occulter ces mentions ou de rendre impossible l’identification des personnes auxquelles elle se rapportent.
 
En l’espèce, la commission constate qu’il est envisagé d’enregistrer les données suivantes : 

1) Création du compte de télédéclarant
a) Type de télédéclarant (syndic professionnel, syndic non professionnel…/ personne physique ou morale)
b) Personne physiques : nom, prénom, adresse, adresse électronique, SIRET, code NAF, référence carte professionnelle pour un syndic professionnel
c) Personnes morales : raison sociale, adresse, SIRET, Code NAF, référence carte professionnelle pour un syndic professionnel
d) Date de début et de fin du mandat du syndic

2) Identification de la copropriété 
a) Le nom d’usage de la copropriété
b) Son adresse (éventuellement ses autres adresses)
c) La date de mise en copropriété 
d) Le N° SIRET du syndicat des copropriétaires le cas échéant 
e) Le statut du syndicat de copropriétaires 
f) Le nombre d’ASL (associations syndicales libres) auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires 
g) Le nombre d’AFUL (associations foncières urbaines libres) auxquelles il est rattaché 
h) Le nombre d’Unions de syndicats auxquelles il est rattaché
i) Le nombre total de lots
j) Le nombre total de lots à usage d’habitation, de bureaux ou de commerces 
k) Le nombre de lots à usage d’habitation
l) Le nombre de lots de stationnement

3) Procédures administratives et judiciaires en cours
a) Les arrêtés d’insalubrité sur les parties communes 
b) Les arrêtés de péril sur les parties communes
c) Les arrêtés sur les équipements communs
d) Le mandat ad hoc
e) L’ordonnance de carence 

4) Données financières 
a) La date de l’assemblée approuvant les comptes
b) La date de clôture des comptes
c) Les charges pour opérations courantes de l’exercice clos 
d) Les charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l’exercice clos
e) Le montant des impayés par les copropriétaires 
f) Le nombre de copropriétaires en situation d’impayé
g) Le montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres 
h) Le montant du fonds des travaux 

5) Données techniques 
a) La période de construction
b) Le nombre de bâtiments par valeur d’Etiquette énergie 
c) Le type de chauffage 
e) Pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : énergie utilisée
f) Nombre d’ascenseurs 

6) Dissolution du syndicat de copropriétaires 
a) Fait générateur (division ou expropriation ou autre)
b) Date du fait générateur

La commission estime que la plupart de ces mentions, relatives aux caractéristiques des immeubles en cause ou aux modalités de gestion et à la situation financière et juridique de la copropriété, qui donnent des informations nombreuses et détaillées sur le patrimoine des copropriétaires et leurs choix et difficultés éventuelles de gestion, relèvent de la protection de la vie privée des copropriétaires (points 1) a), 2) f) à 2) l), 3), 4) et 5). Lorsqu'elles font apparaître le mauvais état ou la mauvaise gestion d'une copropriété (points 3 et, dans certains cas, 4) e) à 4) h), leur divulgation est en outre de nature à porter préjudice au syndicat des copropriétaires. Enfin, certaines, qui révèlent l’identité du syndic, et donc, indirectement, la clientèle de chaque syndic professionnel, ou les stratégies de gestion et la qualité des prestations du syndic, relèvent du secret en matière commerciale et industrielle qui doit bénéficier aux syndics professionnels (points 1) b), 1) c), 1) d) et 4) c) à 4) h).

La commission en déduit que seules les informations permettant d’identifier le syndicat de copropriétaires (points 2) a) à 2) e) et 6) seront, en vertu des articles L311-2 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, communicables à toute personne qui le demande et pourront, en application de l’article L312-1 du même code, être rendues publiques par l’autorité qui tiendra le registre.