CADA · Avis — 19 novembre 2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 octobre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Poissy à sa demande de communication d'une copie, de préférence sur un cédérom au format pdf ou word, des documents suivants :
1) l'intégralité du registre du personnel à jour ;
2) l'ensemble des comptes rendus des conseils municipaux depuis l'année 2005 incluse ;
3) l'ensemble des audits (dont financiers) depuis l'année 2005 incluse.

Concernant le document visé au point 1) : 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Poissy a informé la commission que ce document comprenait des données personnelles dont il ne souhaitait pas la communication.

La commission estime qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission est en revanche défavorable à la communication des mentions telles que l’âge ou les coordonnées personnelles des agents, dont la communication porterait atteinte à leur vie privée.
Elle émet sous cette réserve un avis favorable sur ce point. 

Concernant les documents mentionnés aux points 2) et 3) :

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Poissy a informé la commission que le traitement de la demande de communication pèserait sur les moyens limités de la mairie.

La commission estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. 
Elle émet donc un avis favorable sur ces points.

La commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.