CADA · Avis — 10 septembre 2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 juin 2015, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de 
communication, par courriel, d'une copie des factures et autres justificatifs des dépenses mandatées et payées par la commune de Huisseau-sur-Cosson, de janvier à mai 2015.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général des finances publiques a informé la commission qu'il ne s'oppose pas à la communication des documents sollicités mais, compte tenu de la lourdeur des opérations qu'implique la transmission par courriel, souhaite que le demandeur formule sa demande auprès de la commune d'Huisseau-sur-Cosson et prenne connaissance de ces documents en mairie après prise de rendez-vous avec les services de l'ordonnateur. 

La commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. 

Elle rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la même loi, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

La commission rappelle également que, dans le cas de demandes de communication nécessitant des opérations lourdes pour l'administration, celle-ci est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle précise cependant que de telles contraintes ne sauraient en principe permettre à l'administration sollicitée de renvoyer le demandeur vers une autre personne publique susceptible de détenir les documents demandés. 

La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place dans ses propres locaux et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. 

Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. 

La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, selon des modalités qui restent à préciser entre le demandeur et la direction général des finances publiques conformément aux principes énoncés ci-dessus.