CADA · Conseil — 8 octobre 2009

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 8 octobre 2009, votre demande de conseil relative à la possibilité d'inviter une personne qui a demandé à recevoir par courriel certaines tables décennales des communes de Neulise et Sainte-Féline, de venir consulter sur place ces documents et de faire elle-même les copies de son choix.

La commission constate à titre liminaire que la demande de conseil ne porte que sur les modalités d’accès aux tables décennales, et non sur leur caractère communicable.

Elle rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, applicable à la communication des archives publiques en application de l’article L. 213-1 du code du patrimoine, le droit d’accès s’exerce selon les modalités choisies par le demandeur, sous réserve des contraintes techniques de l’administration et de leur état de conservation. Sous cette réserve, il vous appartient donc en principe de procéder à la reproduction et à l’envoi des archives publiques dont la communication vous est demandée.

Toutefois, la commission considère que, lorsqu’une demande porte sur un volume important de documents qui ne pourraient être identifiés, triés, rassemblés et transmis sans perturber le fonctionnement des services, notamment lorsque ces derniers sont, comme les services d’archives départementaux, saisis de nombreuses demandes, l’administration peut se borner à proposer au demandeur de choisir entre les trois formules suivantes :
- échelonner dans le temps la communication, selon un échéancier établi d’un commun accord ;
- inviter le demandeur à consulter les documents sur place pour n’emporter copie que des pièces qui lui sont utiles, sous réserve qu’il puisse se déplacer sans difficulté et que des plages horaires suffisantes lui soient accordées pour ce faire ;
- procéder à la communication de l’ensemble des documents contenant les pièces ou informations demandées, sans effectuer préalablement un tri pour n’en extraire que les éléments demandés : dans ce dernier cas, il appartient à l’administration de veiller à ne pas communiquer des documents en méconnaissance de la loi du 17 juillet 1978, de l’article L. 213-2 du code du patrimoine ou des régimes spéciaux énumérés à l’article 21 de cette loi.

La commission rappelle qu’il vous appartient, dans tous les cas, de procéder à une analyse au cas par cas des demandes qui vous sont adressées, afin de ne pas priver les usagers de tout droit d’accès. 

S’agissant de la demande dont vous avez été saisi en l’espèce, la commission constate qu’elle fait suite à quatre demandes analogues émanant de la même personne et qu’elle porte sur un volume important d’archives publiques. Elle note toutefois que la charge de travail qui en résulte s’explique principalement par la nécessité de procéder à des recherches et des tris pour répondre précisément à la demande. Elle vous recommande par conséquent de proposer à cette personne de lui envoyer par courriel ou, si le volume des fichiers ne le permet pas, par envoi d’un Cd-Rom, l’ensemble des tables décennales contenant les informations demandées. A défaut, et dès lors qu’il ne ressort pas des éléments que vous avez fournis à la commission que l’intéressée ne serait pas en mesure de se déplacer, la commission estime que vous êtes légalement fondé à l’inviter à consulter les documents sur place et à emporter copie de ceux qui lui sont nécessaires, sauf à convenir d’un échéancier de communication par voie électronique.

Pour l’avenir, et en réponse aux éléments complémentaires que vous lui avez fournis, la commission vous recommande, bien que vous n’y soyez pas contraint, de recourir à des procédés alternatifs permettant de mieux concilier le droit d’accès avec le principe de continuité du service public, en particulier :
- la diffusion publique des archives, sous réserve de respecter l’article 7 de la même loi. A cet égard, la commission considère que la légalité de la mise en ligne de l’état civil ancien, auquel le département envisage de procéder d’ici la fin de l’année 2009 ou au début de l’année 2010, est douteuse dès lors que cet article 7 interdit la publication des documents contenant des données à caractère personnel. Seule une disposition législative contraire, dont la commission n’a pas connaissance, permettrait de procéder légalement à une telle diffusion publique. 
- la numérisation des documents, si leur état le permet, ainsi que leur référencement électronique, permettant un tri rapide pour répondre à des requêtes particulières, et une transmission plus aisée. En l’espèce, la commission constate que vous avez déjà procédé à la numérisation des tables décennales, mais que les fichiers ainsi obtenus doivent être retravaillés (isolement de la partie sollicitée non individualisée sur le fichier d’origine, découpe des images à retenir, création d’un fichier nouveau) par une personne qualifiée. 
- le recours à un prestataire extérieur pour procéder aux opérations décrites ci-dessus ou à la reproduction des documents.